В каких случаях работникам полагается компенсация бензина в 2020 году

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

• легковой;
• грузовой;
• мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

• руководство поставлено в известность;
• сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
• размер компенсации установлен соглашением сторон;
• отношения оформлены в письменном виде;
• затраты подтверждены соответствующими документами;
• имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

+	—
Не требуется заключение соглашения.	Нормы, установленные законодательством, не покрывают реальных издержек.
Легко скорректировать размер выплат.	Восполнение затрат сверх лимита не уменьшает базу налога на прибыль.

В этом случае нужно действовать следующим образом:

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа.

Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником.

Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

• размер арендной платы;
• какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
• возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

+	—
Сумма прибыли, которая принимается для исчисления налога, уменьшается на расходы, связанные с оплатой найма.	Стоимость аренды облагается НДФЛ — 13%.
Компания может взять на себя все затраты по эксплуатации транспорта и учесть их при расчёте обязательного взноса в бюджет.	Требуется составление договора.

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

• согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
• выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
• подписание соглашения;
• переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
• составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

• паспорт транспортного средства;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность (если служащий не является владельцем);
• обоснование расходов, например, чеки;
• путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля — эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Характеристика объёма двигателя (куб./см)	Норма (руб./мес.)
Не более 2000	1200
От 2000	1500

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

• НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
• обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

• права собственности на транспорт;
• применение машины для нужд компании;
• суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

• копию технического паспорта;
• путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Операция	Наличие в начале периода	Уменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе.	26	73.
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы.	73.	68.
73.	50-1.	Выдача денег из кассы.
73.	51.	Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

• поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
• выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
• представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
• написать заявление в бухгалтерию;
• своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
• составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
• помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
• получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
• выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
• страховые взносы не перечисляются;
• компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://ipopen.ru/buh/kompensacija-gsm.html

Компенсация ГСМ — что это такое и как рассчитывается компенсация

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов.

Компенсация ГСМ

Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2018 году

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д.

Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание.

Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию.

Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию.

Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор.

Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Видео – Компенсации ГСМ за использование личных авто

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

1. Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя. При этом все затраты по содержанию автомобиля ложатся на само предприятие.
2. Аренда, или получение во временное пользование как с экипажем, так и без него. В случае аренды транспортного средства без экипажа договор будет иметь чисто имущественный характер и в рамках договора будет установлена стоимость ежемесячной аренды. При аренде автомобиля с водителем договор приобретет смешанный характер, поскольку в его основу будут положены как имущественные, так и связанные с оплатой предоставляемых услуг отношения.

Пример приказа для выплаты компенсации за пользование личным имуществом сотрудника

Тип договора. РегламентацияУсловия договораОбязательства арендатора

Фрахтование транспортного средства с водителем (632 ГК)	В договоре устанавливаются: 1. Предмет договора. 2. Срок договора. 3. Ответственность сторон за выполнение условий аренды. 4. Размер оплаты за аренду а/м. 5. Размер оплаты услуг водителя	1. Расчет и удержание у источника выплат налогов на доходы физического лица. 2. Расчет и перечисление страховых и социальных взносов
Фрахтование без водителя	В договоре, помимо стандартных условий, устанавливается ежемесячный размер оплаты за аренду	Стандартные для налогового агента

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ).

Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются.

Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Компенсации за автомобиль и ГСМ

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях.

Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника.

Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила. Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

1. Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
2. Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
3. Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли.

Источник: https://law-world.ru/yuridicheskaya-praktika/kompensaciya/kompensaciya-gsm.html

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

• для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
• для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kompensatsiya-gsm-komu-chto-i-kak-kompensirovat

Компенсация бензина и использование личного автомобиля в служебных целях

Уточните пожалуйста ответ на вопрос № 492111 от 16.02.2015.1) Будет ли ограничиваться размер компенсации работнику расходов на бензин конкретной суммой или вся сумма расходов на бензин согласно чеков и путевых листов подлежит возмещению?2) по каким кодам КОСГУ будет производиться выплата:компенсации за бензин;компенсации за использование личного автотранспорта?

сообщаем следующее: 1. Нет, не будет. Вся сумма подлежит возмещению согласно подтверждающим документам. Поскольку расходы на бензин для автомобиля означают оплату проезда к месту командировки.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить оплату проезда.

2. Расходы на возмещение компенсации ГСМ и компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Обоснование

• 
• Журнал «Учет в учреждении» — рекомендации с практическими примерами, проводками и ссылками на нормативно-правовые документы, готовятся при участии специалистов Минфина.

1. 
2. Справочная Система Госфинансы — База документов, практические рекомендации, экспертная поддержка, сервисы и расчетчики, видео-семинары, журналы, и многое другое.

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» – особенности оплаты труда, расчет отпускных, пособий, надбавок, премий и иных выплат. Бухгалтерский и налоговый учет всех расчетов.

Школа главбуха госучреждения — курсы повышения квалификации для бухгалтеров госучреждений по всем направлениям деятельности. Соответствуют профессиональному стандарту «Бухгалтер».

Источник: https://www.budgetnik.ru/qa/1005463-kompensatsiya-benzina-i-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyh-tselyah

Компенсация за использование личного автомобиля – хватит ли на бензин?

Далеко не всегда у молодой организации есть возможность приобрести собственный транспорт. Однако есть ситуации, когда без автомобиля не обойтись, например, нужно развести товары покупателям, отвезти бригаду рабочих в другой населенный пункт, а торгового представителя – к потенциальным клиентам. Как же быть?

В такой ситуации отличным выходом из положения становится заключение договора с одним из работников, деятельность которого связана со служебными поездками и имеющего автомобиль в собственности. В этом случае ему выплачивается компенсация за использование личного автомобиля.

Кому можно выплатить компенсацию

Выплата компенсации производится в соответствии со ст.188 Трудового кодекса. Она выплачивается только тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками, например, водителям, торговым представителям и др.

Список сотрудников, которым выплачивается компенсация, утверждается руководителем организации. Кроме того, разъездной характер работы должен оговариваться в трудовом договоре или должностной инструкции. Размер компенсации прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также издается приказ о назначении компенсации.

 Документы для выплаты компенсации

Компенсация за использование личного автомобиля начисляется в одной и той же сумме каждый месяц, независимо от числа календарных дней в нем. За время отсутствия работника компенсация не выплачивается (отпуск, нетрудоспособность, командировка).

• Для документального обоснования выплат потребуются такие документы от работника:
• — копия технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации) нотариально заверенная;
• — при управлении автомобилем по доверенности – копию доверенности.

Источник: http://pommp.ru/nalogi/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-hvatit-li-na-benzin/

Норма компенсации за использование личного автомобиля работника

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

• компенсация за амортизацию;
• возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

• уровень износа ТС;
• срок полезного использования машины;
• интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

• приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
• установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
• за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание!  Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы.

В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют.

Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Источник: https://SocLgoty.ru/kompensatsii/rabotniku-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya.html

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ.

Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
2. Приказ о возмещении расходов.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
4. Подтверждение служебного характера поездок.
5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Налогообложение компенсации ГСМ

Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ, компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ, на нее не начисляются страховые взносы.

Источник: https://ppt.ru/news/141288

Минфин: стоимость ГСМ, компенсированная работникам при использовании личного транспорта, списывается на расходы в пределах установленных норм

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛНАЛОГ НА ПРИБЫЛЬМинфин: стоимость ГСМ, компенсированная работникам при использовании личного транспорта, списывается на расходы в пределах установленных норм 12 января 2016

Организация возмещает работникам расходы на бензин за использование личного транспорта в служебных целях. Можно ли учесть стоимость топлива при определении налоговой базы по налогу на прибыль в полном объеме? Нет, нельзя, поскольку такие расходы списываются строго в пределах норм, установленных правительством РФ, считают в Минфине России (письмо от 04.12.15 № 03-03-06/70852).

Чиновники ссылаются на подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Согласно этой норме, расходы на выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, установленных постановлением правительства РФ от 08.02.02 № 92.

Напомним, что действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

В Минфине полагают, что возмещение затрат на топливо относится к выплате компенсации, упомянутой в статье 264 НК РФ. В связи с этим расходы на оплату стоимости ГСМ сотрудникам, которые используют личные автомобили в служебных целях, можно учесть только в пределах указанных выше норм.

Отметим, что вывод Минфина не является бесспорным. Статья 188 ТК РФ гласит: при использовании личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование имущества, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества.

То есть помимо выплаты компенсации работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо. Для расходов на бензин каких-либо лимитов в Налоговом кодексе не установлено.

«Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)» и «Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо».

Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/news/2016/1/10643

В каких случаях работникам полагается компенсация бензина в 2019 году

В современном мире, чтобы везде успевать, нужно иметь личный транспорт. И нужен автомобиль не только для того, чтобы добраться до места работы – должностные обязанности многих работников заключаются в постоянных разъездах от клиента к клиенту, сейчас практически все можно купить “с доставкой до дома”.

В то же время далеко не каждая компания может позволить себе личный автопарк, а потому в объявлениях об открытой вакансии выставляется требование – наличие авто.

В случае, если сотрудник во время работы эксплуатирует собственную машину, ему положена компенсация бензина, других горюче-смазочных материалов, техосмотров и ремонтов.

Какие документы подтверждают статус компенсации бензина

Чтобы работодатель мог оправдать свои расходы на выплату компенсаций за ГСМ и амортизацию сотрудникам, эксплуатирующим собственную машину в служебных целях, ему нужно оформить некоторые документы. В связи с этим, автомобиль сотрудника не может быть использован, пока не будет заключен договор:

• соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
• соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).

Выплаты сотруднику приобретут статус компенсации за бензин, когда будут оформлены следующие бумаги:

• трудовой договор с сотрудником, включающий пункт об использовании его автомобиля в служебных целях (или приложение к договору);
• ксерокопия свидетельства о регистрации ТС;
• служебные записки, журнал поездок, путевые листы (если сумма возмещения не фиксированная);
• чеки, квитанции, накладные и прочие финансовые документы, подтверждающие расходы на бензин.

статью ⇒ “Компенсации за использование авто в служебных целях в 2019 году”.

Соглашение об эксплуатации автомобиля сотрудника в служебных целях

Компенсация бензина не подлежит выплате во время пребывания работника в отпуске, на выходных, праздниках и больничных.

Когда работодатель и сотрудник заключают договор о привлечении личного транспорта служащего к использованию в интересах компании, в нем непременно нужно указать следующие данные:

• автомобиль какой марки и какого года выпуска будет использоваться (от этого зависят нормы потребления топлива);
• регистрационный номер авто;
• объем двигателя машины;
• сумма возмещения затрат на бензин сотруднику (если сумма фиксированная);
• список других затрат, которые будут компенсироваться за счет предприятия;
• порядок выплаты компенсации (как и к какому числу месяца сотрудник будет получать деньги);
• какие документальные подтверждения расходов должен представлять работник.

К соглашению должны быть приложены следующие бумаги:

• ксерокопия тех. паспорта машины;
• ксерокопия свидетельства о регистрации транспорта;
• ксерокопия полиса ОСАГО (в случае, если работник использует авто по доверенности).

статью ⇒ “Компенсация транспортных расходов”.

Как рассчитывается компенсация бензина

Чтобы вычислить, какие расходы понес сотрудник на заправку автомобиля, необходимо следовать приведенной ниже схеме:

1. Изучить технический паспорт автомобиля, где будет указано, какой у него расход топлива на 100 километров.
2. Изучить показания спидометра или GPS-навигатора с целью выяснения фактического расхода бензина.
3. Ознакомиться с установленными нормами потребления топлива на данной марки авто, приведенными в нормативах Министерства транспорта.
4. Проверить чеки из авто-заправочной станции с указанием стоимости бензина за 1 литр.
5. Вычислить расход бензина на 1 километр, исходя из фактических затрат топлива или нормативов.

статью ⇒ “Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году”.

Пример того, как рассчитывается компенсация бензина

Для марки автомобиля, используемого сотрудником компании, характерен расход топлива 9 литров на каждый 100 километров. Фактический пробег к отчетному дню составил 123 километра. Исходя из чеков от АЗС, сотрудник платит за бензин 35 рублей за литр. Рассчитаем компенсацию бензина:

• 9 литров : 100 км. = 0,09 литров – расход топлива на 1 км.
• 123 км. х 0,09 л. = 11,07 л. – израсходованный бензин.
• 11,07 л. х 35 руб. = 387 рублей 45 копеек – компенсация бензина.

Законодательные акты по теме

ст. 188 ТК РФ

О компенсации за эксплуатацию нанимателем частной собственности работников

Типичные ошибки

• Ошибка: Работодатель удерживает с компенсации затрат на бензин и амортизацию НДФЛ и страховые взносы.
• Комментарий: Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления не уплачиваются с суммы компенсации бензина, если размер возмещения не оказывается больше того, о котором условились работодатель и работник при подписании договора.
• Ошибка: Сотрудник ожидает, что компенсация за бензин будет ему выплачивать и в период отпуска.
• Комментарий: Компенсация бензина производится только в рабочее время, когда сотрудник использует транспорт в интересах компании.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация ГСМ сотрудникам предприятия

Вопрос №1: Я вынужден был использовать личный автомобиль, чтобы успеть выполнить важное поручение руководства, могу ли я потребовать, чтобы мне была выплачена компенсация бензина?

Ответ: Да, необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя, приложив к нему документы, подтверждающие расходы на бензин.

Вопрос №2: Работодатель предлагает установить фиксированную сумму компенсации за использование моего автомобиля в служебных целях. Выгодно ли это?

Ответ: Все зависит от того, как часто и далеко придется ездить по работе. Работодатель не может предложить большие суммы компенсаций, поскольку налоговая инспекция устанавливает свои предельные суммы компенсаций за бензин. И если наниматель платит больше, он не может учесть свои расходы при исчислении налога на прибыль.

? Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-benzina/

Компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства в 2019 году — образец, заявление, скачать, бланк, заполненный

В последнее время достаточно часто работодатели нанимают сотрудников на личном транспортном средстве. Это условие не требует предоставления служебных автомобилей для рабочих поездок, что существенно экономит работодателю его бюджет и возможные затраты.

Но использование арендованного транспортного средства у сотрудника, требует определенных расходов на оплату ГСМ и возможный износ имущества.

Первоначальная информация

Использовать свой личный автомобиль на цели работодателя – это достаточно выгодное условие, так как можно вовсе забыть про необходимость лично платить за бензин и техническое обслуживание транспортного средства.

Компенсация ГСМ не подвергается налогообложению, но для этого требуется заключить соответствующий договор, в котором будет все четко прописано, чтобы у ИФНС не возникло дополнительных вопросов.

При очередной сдаче отчетности в налоговую службу, обязательно подается дополнительно договор на предоставление транспортного средства сотрудником в аренду.

Здесь необходимо присутствие всей информации, а также регулярный путевой маршрут и количество ежемесячных поездок, за которые компенсируется оплата ГСМ и обслуживания авто.

Договор дополнительно подкрепляется соответствующим соглашением и копией свидетельства транспортного средства. Лишь при таких обстоятельствах не придется платить взносы НДФЛ в исполнительный орган власти ИФНС.

Условия предоставления

Чтобы работодатель мог использовать транспортное средство своего сотрудника для рабочих обязанностей, требуется соблюдения ряда условий предоставления:

1. Автомобиль должен подходить под рабочую специальность сотрудника при использовании его для служебных поездок.
2. Транспортное средство, должно быть в полном распоряжении собственника, в ином случае оно будет непригодно для работы.
3. Между сторонами требуется заключение соответствующего договора и соглашения на оказание услуг.
4. Обязательно делается копия свидетельства о регистрации автомобиля, и все необходимые данные передаются в ИФНС.
5. Дополнительно в соглашении работодатель и сотрудник прописывают период использования некоммерческого авто.

Все эти условия обязательны для соблюдения, если ГСМ будет компенсироваться в официальном порядке, как этого требует настоящее законодательство Российской Федерации.

Определение размера помощи

Компенсация бензина при использовании сотрудником для рабочих целей личного транспортного средства, а именно ее величина, зависит от следующих обстоятельств:

• соглашение, которое заключили обе стороны (работодатель и сотрудник на предмет использования и аренды ТС);
• количество поездок, которое совершается ежемесячно при использовании арендованного транспортного средства;
• характер работы, которая выполняется сотрудником при использовании личного автомобиля;
• иные условия, которые сотрудник и работодатель прописали в договоре использования авто в рабочих целях.

Все эти моменты, могут оказать непосредственное влияние на размер компенсации, которую работодатель обязывается ежемесячно возмещать своему сотруднику с личным автомобилем.

Законодательная база

Урегулирование спорной ситуации, связанной с правилами предоставления компенсации за бензин при использовании арендованного транспортного средства, основывается на следующих нормативно правовых актах:

Федеральный закон № 443 от 28.12.2013 года

«Об основах социального обслуживания населения»

Источник: https://posobieguru.ru/trudovoe-pravo/kompensacija/benzina-sotrudnikam-bez-arendy-transportnogo-sredstva/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

5. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
6. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/