Когда сотрудникам положена компенсация транспортных расходов в 2020 году

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

  • Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
  • Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
  • Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
  • Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_vozmeweniya_transportnyh_rashodov_sotrudnikov/

Компенсация части затрат на транспортировку продукции

К списку услуг

  • Описание
  • Общая информация о программе поддержки
  • Объем возможной компенсации
  • Предельные значения затрат на транспортировку продукции
  • Перечень затрат организации, на возмещение которых предоставляется субсидия
  • Кто может воспользоваться услугой
  • Для получения поддержки в 2019 году
  • Для участия в квалификационном отборе Минпромторга России в 2019 году для получения поддержки в 2020 году
  • Информация о вебинарах
  • Дополнительные материалы
  • Материалы для скачивания
  • Также будет интересно

Специальная программа направлена на поддержку экспорта высокотехнологичной продукции, а именно на компенсацию до 80 % фактически понесенных затрат экспортеров при транспортировке своей продукции на внешние рынки. Общая информация о программе поддержки

Программа поддержки транспортировки продукции направлена на поддержку, а именно на снижение затрат российских производителей промышленной продукции гражданского назначения на транспортировку продукции посредством предоставления субсидии. Программа регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации № 496 в редакции постановления Правительства Российской Федерации №1214 от 18 сентября 2019 года

Претендовать на данную субсидию могут производители поставляемой продукции, либо аффилированные лица производителей, либо уполномоченные лица производителей или аффилированных лиц, коды ТН ВЭД ЕАЭС продукции которых включены в перечень продукции, утвержденный Приказом Минпромторга России от 29 марта 2019 г. № 1021 «Об утверждении перечня продукции для целей реализации государственной поддержки организаций, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности»

Объем возможной компенсации

Объем компенсации затрат на транспортировку зависит от установленных Постановлением лимитов, коэффициентов и перечня компенсируемых затрат и может составлять до порядка 80% фактических затрат организации

Так на размер субсидии влияют два коэффициента:

  1. Коэффициент субсидирования, равный 0,8, что подтверждается Заключением Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подтверждающего производство промышленной продукции на территории Российской Федерации согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 17 июля 2015 г. № 719 «О подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации» (далее – Постановление Правительства РФ от 17.07.2015 г. № 719).
  2. Коэффициент эффективности использования российского перевозчика, использующего автомобильный, и (или) водный, и (или) воздушный транспорт при транспортировке продукции, равный:
    • 1,05 — в случае использования организацией услуг российского перевозчика, использующего автомобильный, и (или) водный, и (или) воздушный транспорт при транспортировке продукции;
    • 1 — в случае неиспользования организацией услуг российского перевозчика, использующего автомобильный, и (или) водный, и (или) воздушный транспорт при транспортировке продукции.

Предельные значения затрат на транспортировку продукции

Вид транспортировки Лимит затрат на перевозку
Лимит затрат на перевозку единицы продукции железнодорожным транспортом, руб. за один вагоно-километр 800
Лимит затрат на перевозку одного 40-футового контейнера водным транспортом, руб. 300 000
Лимит затрат на перевозку одного 20-футового контейнера водным транспортом, руб. 160 000
Лимит затрат на перевозку единицы продукции водным транспортом, руб.
  • для организаций автомобилестроения — не более 450 000;;
  • для сельхозмашиностроения — не более 1 000 000;
  • для транспортного машиностроения — не более 1 200 000 (в отношении локомотивов допускается — не более 3 000 000);;
  • для энергетического машиностроения — не более 3 000 000;
  • для строительно-дорожного и коммунального машиностроения – не более 1 000 000;
  • для прочих отраслей не более 100 000.
Лимит затрат на перевозку единицы продукции водным транспортом при расчете за кубический метр, руб. 12 000
Лимит затрат на перевозку единицы продукции автотранспортом за 1 км пробега, руб.
  • для организаций автомобилестроения — не более 100;
  • для сельхозмашиностроения — не более 210 (не более 4-х единиц автотранспорта на единицу продукции);
  • для транспортного машиностроения — не более 1 000 (не более 7-и единиц автотранспорта на единицу продукции);
  • для энергетического машиностроения — не более 1 200 (не более 7-и единиц автотранспорта на единицу продукции);
  • для строительно-дорожного и коммунального машиностроения – не более 210 (не более 4 единиц автомобильного транспорта на единицу продукции);
  • для прочих отраслей — не более 70
Лимит затрат на доставку единицы продукции самоходом в рублях за 1 км пробега 45
Лимит затрат на перевозку продукции воздушным транспортом, руб. за 1 кг 730
Лимит затрат на аренду при транспортировке термолабильной продукции активных авиационных контейнеров, руб. за 1 день 52 000
Лимит затрат на перевозку продукции с использованием активных авиационных контейнеров, руб. за 1 кг 1 540
Лимит затрат на обработку и хранение груза в аэропортах при перевозке груза воздушным транспортом, руб. за 1 кг 36
Лимит затрат на перевозку продукции с использованием услуг специализированных перевозчиков и (или) экспедиторов (рублей за 1 карат, рублей за 1 унцию) 1 400 (2 400)

Перечень затрат организации, на возмещение которых предоставляется субсидия

  • при перевозке железнодорожным транспортом продукции – на аренду вагонов (платформ, контейнеров), охрану вагонов (платформ, контейнеров), эксплуатацию железнодорожных путей (провозные платежи);
  • при перевозке автомобильным транспортом – на услуги по транспортировке продукции посредством автомобильного транспорта (за исключением вознаграждения экспедитору);
  • при перевозке водным транспортом – на услуги по транспортировке продукции посредством водного транспорта (фрахт);
  • при перевозке своим ходом – на топливо;
  • при перевозке воздушным транспортом продукции фармацевтической отрасли – на аренду активных авиационных контейнеров, транспортировку термолабильной продукции с использованием активных авиационных контейнеров, перевозку продукции с использованием активных авиационных контейнеров, доставку активного авиационного контейнера до аэропорта отправления, прием груза у отправителя, возврат активного авиационного контейнера на дропстанцию (аэропорт хранения активных авиационных контейнеров), обработку и хранение груза в аэропортах при перевозке груза воздушным транспортом, транспортировку продукции посредством воздушного транспорта (авиафрахт) по маршруту (аэропорт отправления – аэропорт назначения), перевозку продукции с использованием услуг перевозчиков и (или) экспедиторов, погрузку и разгрузку продукции, хранение продукции, крепление груза, страхование груза, топливный сбор;
  • при перевозке продукции специализированными перевозчиками драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них – на услуги специализированных перевозчиков и (или) экспедиторов.

Кто может воспользоваться услугой

Экспортеры, транспортирующие свой товар на внешние рынки, если транспортировка продукции осуществлялась:

  • для предоставления субсидии в 2019 г. – с 1 октября 2018 г. по 31 августа 2019 г. (для отрасли автомобилестроения — с 1 июля 2018 г. по 31 августа 2019 г.) от пунктов отправления, расположенных на территории РФ, до конечного пункта назначения автомобильным транспортом, железнодорожным транспортом, водным транспортом, своим ходом, воздушным транспортом (при транспортировке продукции фармацевтической отрасли), специализированными перевозчиками (при транспортировке драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них) или несколькими видами транспорта;
  • для предоставления субсидии в 2020 г. – с 1 сентября 2019 г. по 31 июля 2020 г. от пунктов отправления, расположенных на территории РФ, до конечного пункта назначения автомобильным транспортом, железнодорожным транспортом, водным транспортом, своим ходом, воздушным транспортом (при транспортировке продукции фармацевтической отрасли), специализированными перевозчиками (при транспортировке драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них) или несколькими видами транспорта.

Для получения поддержки в 2019 году

Под субсидирование поставок в 2019 году подпадают только поставки продукции, осуществленные с 1 октября 2018 г. по 31 августа 2019 г. (для отрасли автомобилестроения — с 1 июля 2018 г. по 31 августа 2019 г.

) от пунктов отправления, расположенных на территории РФ, до конечного пункта назначения автомобильным транспортом, железнодорожным транспортом, водным транспортом, своим ходом, воздушным транспортом (при транспортировке продукции фармацевтической отрасли), специализированными перевозчиками (при транспортировке драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них) или несколькими видами транспорта.

Как получить компенсацию в 2019 году

  • Подготовьте комплект документов, необходимых для получения компенсационной выплаты
    • Перечень необходимых документов docx, 247 КБ
  • Направьте комплект документов в адрес РЭЦ в период с 25 сентября по 25 октября 2019 г. на рассмотрение/ экспертизу
  • Если у вас нет учетной записи в Государственной интегрированной информационной системе «Электронный Бюджет» (ГИИС «Электронный Бюджет») рекомендуем зарегистрироваться (памятка приложена ниже)
    • Памятка по ГИИС «Электронный бюджет»в docx, 16 КБ
    • Заявка ГИИС «Электронный бюджет» docx, 16 КБ
  • В случае положительного рассмотрения/ экспертизы заявки, РЭЦ направит в Минпромторг России заключение о предоставлении субсидии для принятия ведомством решения о заключении соглашения о предоставлении субсидии
  • После размещения Минпромторгом России трехстороннего соглашения о предоставлении субсидии в форме электронного документа в системе ГИИС «Электронный бюджет», проверьте его, и заключите соглашение со своей стороны
  • Получите компенсационную выплату (до конца 2019 года)
Читайте также:  Какие и в каком размере выплачиваются компенсации госслужащим в 2020 году

Для участия в квалификационном отборе Минпромторга России в 2019 году для получения поддержки в 2020 году

Под субсидирование поставок в 2020 году подпадают только поставки продукции, осуществленные с 1 сентября 2019 г. по 31 июля 2020 г.

от пунктов отправления, расположенных на территории РФ, до конечного пункта назначения автомобильным транспортом, железнодорожным транспортом, водным транспортом, своим ходом, воздушным транспортом (при транспортировке продукции фармацевтической отрасли), специализированными перевозчиками (при транспортировке драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них) или несколькими видами транспорта.

Как заключить соглашение о предоставлении субсидии по итогам квалификационного отбора в 2019 году для получения компенсации в 2020 году:

  • Подготовьте комплект документов, необходимых для участия в квалификационном отборе (перечень- в приложении ниже). Извещение о проведении квалификационного отбора организаций для получения субсидии в 2020 году 25 сентября 2019 г. размещено Минпромторгом России в государственной информационной системе промышленности (ГИСП) по ссылке;
    • Перечень необходимых документов docx, 247 КБ
  • Направьте комплект документов в адрес РЭЦ в период с 25 сентября по 25 октября 2019 г. на рассмотрение/ экспертизу;
  • Если у вас нет учетной записи в Государственной интегрированной информационной системе «Электронный Бюджет» (ГИИС «Электронный Бюджет») рекомендуем зарегистрироваться (памятка приложена ниже);
    • Памятка по ГИИС «Электронный бюджет» docx, 16 КБ
    • Заявка ГИИС «Электронный бюджет» docx, 16 КБ
  • В случае положительного рассмотрения/ экспертизы РЭЦ и Минпромторга России, ваша организация будет включена в реестр получателей субсидии в 2020 году по результатам ранжирования. Информация об этом будет размещена Министерством в государственной информационной системе промышленности (ГИСП);
  • Направьте заявку в РЭЦ на заключение соглашения о предоставлении субсидии;
  • После размещения Минпромторгом России трехстороннего соглашения о предоставлении субсидии в форме электронного документа в системе ГИИС «Электронный бюджет», проверьте его, и заключите соглашение со своей стороны (до конца 2019 года);

Для получения средств субсидии в 2020 году по итогам реализации организацией годовой программы поставок продукции необходимо в установленном порядке подготовить комплект документов и в сроки с 1 по 30 сентября 2020 года направить их в РЭЦ на рассмотрение/ экспертизу.

По вопросам получения поддержки в 2019 году и участия в квалификационном отборе в 2019 году для получения поддержки в 2020 году работает «горячая линия» Российского экспортного центра: МНОГОКАНАЛЬНЫЙ ТЕЛЕФОН – 8(495) 580-53-52 Еженедельные Информационно-консультационные ВЕБИНАРЫ на площадке Российского экспортного центра по вопросам реализации программы поддержки транспортировки в 2019 году – ближайший вебинар пройдет в среду, 23 октября 2019 года, с 10:00 до 12.00. 

Подробная информация по участию в вебинарах и материалы размещены здесь

План проведения вебинаров и ID для входа:

  • 23.10.2019 с 10:00 до 12:00 — 476-617-3

Материалы проведенных вебинаров: Приказ Министерства промышленности и торговли РФ от 29 марта 2019 N 1021 Об утверждении перечня продукции для целей реализации государственной поддержки организаций, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности к тексту Постановления Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2017 г. № 496 О предоставлении компенсаций из федерального бюджета российским организациям, в том числе организациям автомобилестроения, сельскохозяйственного машиностроения, транспортного машиностроения и энергетического машиностроения, на компенсацию части затрат на транспортировку продукции (в редакции постановления Правительства Российской Федерации №1214 от 18 сентября 2019 года) к тексту Постановления Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июля 2015 г. № 719 О подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации. к тексту Постановления

Источник: https://www.exportcenter.ru/services/subsidirovanie/kompensatsiya_chasti_zatrat_na_transportirovku_produktsii_/kompensatsiya_chasti_zatrat_na_transportirovku_produktsii/

Тонкости при возмещении транспортных расходов сотруднику

Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит процедура возмещения?

  • Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?
  • Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
  • Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.

Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки — выплатить компенсацию.

Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:

  • расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
  • расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
  • стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.

Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:

  • все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
  • расходы должны быть оправданы;
  • суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.

Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.

Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации

Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).

Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.

Какие документы нужны для получения возмещения

Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.

Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.

Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.

Какие рамки компенсации предусмотрены?

Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору.

Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.

2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.

Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.

Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?

Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором — работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.

Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Когда расходы на такси могут быть компенсированы?

Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:

  • во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
  • во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.

При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:

  1. Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.
  2. Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).
  3. В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.
  4. Пример

Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.

Записи в учете будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;

Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.

Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.

НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.

***

Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.

Источник: https://okbuh.ru/zarplata/tonkosti-pri-vozmeshhenii-transportnyh-rashodov-sotrudniku

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.

Читайте также:  Пенсия 3 группы инвалидности по зрению в 2020 году

Кто получает компенсацию за использование личного автомобиля

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.

Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.

Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.

Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.

Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять

Как рассчитать размер компенсации

Никаких требований к размеру и расчету компенсации сотруднику за использование автомобиля в служебных целях в трудовом законодательстве не предусмотрено. Поэтому работодатель может разработать методику расчета самостоятельно.

Есть два варианта начисления компенсации:

  1. Установить компенсацию в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Размер компенсации за использование личного автомобиля работодатель устанавливает, например, исходя из расценок на такси, каршеринг или аренду машины.
  2. Рассчитывать размер компенсации ежемесячно, в зависимости от интенсивности поездок. Работодатель самостоятельно определяет параметры интенсивности с учетом специфики работы. Например, можно разделить поездки по городу и за городом. Или учитывать тип поездок — доставка или получение груза, встреча с клиентом, поездка в налоговую инспекцию и прочее.

Для расчета компенсации учитывают износ, срок и интенсивность полезного использования машины, затраты на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ. В дни, когда сотрудник не пользовался автомобилем, например, был на больничном, в отпуске или в командировке, компенсация не начисляется.

Пример. В августе 2019 года менеджеру Волкову назначили компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. из учета 21 рабочего дня в месяц. В сентябре Волков был на больничном, поэтому отработал только 16 дней. Сумма компенсации составляет:

1200 руб. : 21 дн. × 16 дн. = 917 рублей

Главное — установить компенсацию в разумных суммах, чтобы у налоговиков не возникло сомнений в правдивости и целесообразности списания расходов. В последние годы наметилась тенденция в малом бизнесе – передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Эксперты проведут предварительный аудит и подхватят ваш учет на любой стадии. Финансовая ответственность удаленных специалистов застрахована — в случае ошибки штрафы платите не вы, а аутсорсер.

Здесь можно посмотреть стоимость обслуживания именно для вашей компании.

Как учитывать компенсацию при налогообложении

В Постановлении Правительства № 92 от 8.02.2002 определены нормы компенсации для налогового учета.

Рабочий объем двигателя Месячная норма списания расходов на выплату компенсации, руб.
до 2000 куб. см включительно 1200-00
свыше 2000 куб. см 1500-00
по мотоциклам 600-00

Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок снижает налог на прибыль только в пределах этих норм. Все суммы, превышающие нормативы нельзя включать в расходы организации.

Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического консалтинга MCOB

«Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ, если она выплачена в пределах суммы. Страховые взносы также не начисляются, поскольку компенсация связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Однако если компенсация превышает законодательные нормы выплат — 1200—1500 рублей, тогда ее нельзя включить в расходы компании и учесть в налоговом учете. Кроме того, организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно.

Если компенсация за износ машины превысит законодательные нормы, с нее удерживают НДФЛ, кроме выплат за возмещение расходов на топливо, ремонт и прочее.

Для подтверждения расходов компания должна хранить путевые листы, журнал учета поездок, отчет сотрудника с описанием целей поездок — все документы, которые могут подтвердить использование машины в рабочих целях.

Если вы рассчитали размер компенсации без документальных подтверждений, есть риск доначисления НДФЛ.

Если в какие-то дни автомобиль не использовался в служебных целях, тогда выплата перестает быть компенсационной, и проверяющие органы могут доначислить НДФЛ.

Потому лучше иметь общий среднемесячный расчет стоимости расходов, учитывающий оба вида компенсации: за износ и возмещение затрат на использование машины в рабочих целях.

Если сможете доказать, что компенсация уже учитывает износ машины — вам не доначислят НДФЛ».

Пример расчета выплаты

Для налогового учета организация может списать выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях только после того, как выдаст деньги сотруднику из кассы или перечислит их на карту сотрудника.

Пример. В августе 2019 года менеджер Волков получил компенсацию в размере 3500 рублей. В эту сумму входят затраты на содержание машины, покупку бензина АИ-95, техобслуживание и прочее. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Норма компенсации за автомобили с объемом двигателя больше 2000 куб. см равна 1500 рублей в месяц. Эту сумму организация может списать на затраты и снизить налог на прибыль. Сумма сверх норматива — 2000 рублей не повлияет на размер налога.

Сумма компенсации, согласно приказу руководителя не облагается НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В августе бухгалтер компании отразила в бухучете проводки:

Дебет Кредит Сумма, руб. Смысл операции
26 73 3500 Начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок
73 50 3500 Выдана из кассы компенсация менеджеру Волкову

Какие документы оформить

Приводим перечень документов, которые необходимо подготовить для ИФНС и ФСС, чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля.

Собственнику автомобиля Работодателю, который платит компенсацию
  • Копия свидетельства о регистрации транспортного средства
  • Копия паспорта транспортного средства (ПТС)
  • Кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ
  • Соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации
  • Приказ руководства о назначении компенсации
  • Путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и прочее

Размер компенсации на использование автомобиля в служебных целях оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору, а выплата устанавливается приказом директора.

В приказе нужно указать:

  • технические характеристики и номер техпаспорта на машину;
  • размер ежемесячной компенсации;
  • основание — ссылка на доп. соглашение или пункт трудового договора;
  • обоснование расчета суммы компенсации: возраст автомобиля, предполагаемый пробег, расходы на ГСМ и текущий ремонт.

В приказе устанавливаются сроки выплаты компенсации — обычно до конца текущего года. Если организация досрочно прекратила платить компенсацию, руководитель издает новый приказ с указанием причины.

Сотрудник подписывает доп. соглашение, знакомится с приказом и расписывается в нем. Подпись сотрудника — свидетельство того, что он согласен с суммой компенсации.

Источник: https://www.business.ru/article/2320-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyh-tselyah

Оформление компенсации проезда

Вопрос:

Как оформить выдачу (компенсацию) работнику средств, потраченных на проезд (билеты на электричку, метро и т.д. чеки на бензин) без оформления командировки и оплаты рабочего дня по среднему заработку?

Ответ: Компенсация расходов на общественный транспорт положена только сотрудникам, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах. В данном случае организация возмещает сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально.

Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для выплаты компенсации в организации должно быть утверждено приказом руководителя положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы.

Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу.

Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ — должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов. Если оплата проездных не предусмотрена трудовым или коллективным договором, или другим нормативным документом по организации, то с суммы компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в общем порядке. Оплачивать проезд в общественном транспорте организация может: – либо выдав работнику билет на проезд в общественном транспорте, который она приобрела самостоятельно (через подотчетное лицо); – либо выплатив компенсацию стоимости билета, который работник приобрел самостоятельно. При этом обязательно должны быть документы, которые позволяют определить, что работник фактически находился в разъездах (например, проездные документы, маршрутные (путевые) листы, отчеты о выполненной работе, отчеты по рейсам и т.д.).

Если сотрудник сам покупает проездные, то организация может сотруднику выдать деньги под отчет — сотрудник купит проездной и по окончанию срока действия проездного оформит авансовый отчет и приложит к нему подтверждающие расход документы (сам проездной и чек о его оплате, если выдали в кассе при его покупке, отчет о поездках — форма документа не установлена, организация вправе составить нужный документ самостоятельно).

Или же сотрудник покупает проездной за свои деньги, организация затем возмещает ему расходы также на основании оформленного авансового отчета и подтверждающих документов на расход.

В сервисе отразите выплату компенсации в разделе Зарплата –Прочие начисления.

Источник: https://www.moedelo.org/voprosy-i-otvety/vedenie-ucheta/uchet-dohodov-i-rashodov/oformlenie-kompensatsii-proezda

Положена ли компенсация возросших затрат на дорогу до работы? — Правовед.RU

1168 юристов сейчас на сайте

Читайте также:  Какие можно получать социальные надбавки к пенсии в 2020 году

Наш офис много лет располагался в центре Москвы, недалеко от станции метро, поэтому добираться на работу было удобно.

В связи с переездом руководителя в новый дом Ново-Рижском шоссе наша компания переехала ко МКАДу, на окраину города, в промзону, рядом с которой нет метро, а добираться приходится на специальном автобусе, который запускает бизнес-центр, забитом до предела, или на маршрутном такси, также в которое трудно втиснуться.

Но, когда нет ни того, ни другого, добираться приходится на такси, чтобы не опоздать на утреннее селекторное совещание.Сотрудники компании поднимали вопрос перед руководством о повышении зарплаты для компенсации повышенных расходов на дорогу и дополнительные неудобства, связанные с транспортом.

Тем более, что многие сотрудники живут в Подмосковье и прилегающих областях, и тратят несколько часов на дорогу до работы в один конец. За то руководителю до работы теперь ехать десять минут. Можем ли мы требовать материальной компенсации за возросшие расходы на дорогу, или повышения зарплаты в связи со сложившимися обстоятельствами?

Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Задать вопрос

Ответы юристов (5)

Здравствуйте.

Я думаю что вы имеете право требовать от работодателя увеличить зарплату так как ваши денежные расходы увеличились в связи с переездом.

Статьей 8 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Соответственно, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов так же расходы на проезд до места работы.

Таким образом размеры и порядок возмещения расходов а также устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Так же хочу добавить что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем работнику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работников проезд до места назначения и обратно,  расходы по найму жилого помещения, оплату услуг связи.

С Уважением.

  • 8,5рейтинг
  • 2288отзывов
  • эксперт

Согласна, что ваш коллектив имеет право требовать компенсации  денежных средств, затрачиваемых на проезд к месту работы и обратно, но дело в том, что у работодателя нет обязанности удовлетворить ваши требования.

Целесообразно обратиться к руководителю письменно — с изложением объективных обстоятельств (не хватка мест в спец.автобусе, маршрутных автобусах). Данное обращение должно быть коллективным, тогда, возможно, руководитель пойдет вам на встречу.

Здравствуйте!

Обязанность оплаты (компенсации) работодателем проезда работника к месту работы трудовым законодательством не установлена. Эти обязательства могли бы быть установлены трудовым договором.

Если компенсация проезда к месту работы работником не была оговорена в трудовом договоре, то требовать таких выплат Вы не можете.

Переезд по другому адресу в той же местности не является перемещением, и тем более не является служебной командировкой (ст. 168 ТК в данном случае не применима).

Вам необходимо попробовать обратиться к руководству коллективно с просьбой организовать проезд к месту работы (например, служебным автобусом).

Добрый день!

Требовать — то Вы можете, но Трудовым кодексом и каким либо другим нормативным актом такие компенсационные выплаты при смене местонахождения организации не регламентируются.

Ваш работодатель формально прав. Только коллективное обращение к руководству может помочь в Вашей ситуации и понудить его издать локальный акт и компенсировать Ваши издержки.

С уважением.

Источник: https://pravoved.ru/question/5733/

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2018-2019 году

Главная | Компенсации | Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Представители некоторых профессий буквально живут в дороге, постоянно находясь в разъездах и длительных командировках. Это относится к курьерам, снабженцам, торговым представителям.

Разумеется, все поездки совершаются в интересах компании, но на первоначальном этапе оплачивать накладные расходы приходится из собственного кармана. В этом случае, все затраты, понесённые сотрудником на проездные билеты, аренду гостиничных номеров или заправку собственного автомобиля, возмещает работодатель.

Согласно действующему законодательству, работникам компенсируются расходы, сопряжённые с выполнением трудовых обязанностей. Посмотрим, как работает эта норма на практике, когда и в каком размере происходит возмещение.

На что можно рассчитывать

Понятие компенсации понесённых расходов закреплено  ТК РФ. Здесь указано, что под этим определением понимаются денежные выплаты, которые покрывают затраты, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Если говорить о конкретике, то под такими расходами подразумевается следующее:

  • использование личного автомобиля сотрудника для служебных нужд;
  • приобретение проездных билетов на общественный транспорт, включая железнодорожные, воздушные и водные пути сообщения;
  • пользование услугами служб коммерческого такси, при условии целесообразности совершения таких поездок;
  • аренда движимого и недвижимого имущества, включая затраты на его содержание и обслуживание.

Важно! Следуя положениям этой статьи, работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые в служебных поездках и командировках, при условии, что эти затраты сделаны в интересах компании. Более того, все финансовые издержки должны быть обоснованными и подкрепляться соответствующими документами: чеками, квитанциями, проездными билетами и пр.

Разобравшись с основными определениями, рассмотрим особенности компенсации каждой статьи расходов в отдельности.

Скачать для просмотра и печати:

Использование автотранспорта сотрудников

Если в связи со служебной необходимостью работник предприятия пользуется личным автотранспортом, он вправе требовать от руководителя возмещения накладных расходов. Такая практика применима к монтажникам, торговым представителям и снабженцам, которые ввиду специфики работы не могут пользоваться общественным транспортом.

Возмещению подлежат:

  • обслуживание: заправка, мойка, ремонт и пр.;
  • амортизационный износ.

Отметим, что выплата компенсации возможна лишь в тех случаях, когда возможность использования личного авто в служебных целях согласована с работодателем. При этом договорённость должна иметь письменную форму. В теле договора обязательно прописываются условия компенсационных выплат и размер возмещения.

Вам нужна консультация эксперта по этому вопросу? Опишите вашу проблему и наши юристы свяжутся с вами в ближайшее время.

Если компания арендует авто у сотрудника

Такая практика актуальна для случаев, когда предприятие не имеет собственного автопарка, поэтому заключает договор аренды автотранспорта с сотрудниками. Здесь порядок возмещения несколько изменяется, и работник вправе требовать от начальства следующих выплат:

  • арендная плата в размере, предусмотренном договором;
  • расходы на содержание авто;
  • затраты, связанные с заправкой и прохождением техосмотра;
  • расходы на ремонт.

Как и в предыдущем случае, письменное соглашение, заверенное подписями сторон, является обязательным условием для подобного рода сделок.

Расходы в поездках

Сюда можно отнести следующие виды затрат:

  • покупка билетов, в том числе, проездных абонементов на все виды общественного транспорта;
  • дополнительные расходы, например, в поездах дальнего следования человек оплачивает постельное бельё.

Такие расходы обычно регулируются внутренним регламентом предприятия, и начальство утверждает список сотрудников, которые могут претендовать на компенсационные выплаты. Возможность таких расходов прописывается в условиях трудового договора.

Компенсация поездок на такси

Такие расходы возможны в ситуациях, когда речь идёт о встрече партнёров, прибывающих самолётами или поездами. В исключительных случаях, услугами коммерческих перевозчиков могут пользоваться курьеры, когда другая возможность выполнить служебные обязанности просто отсутствует.

В целом, порядок возмещения расходов за поездку на такси не отличается от рассмотренных выше вариантов. Такая возможность должна предусматриваться условиями трудового соглашения или внутренними нормативными актами предприятия.

Важно! С компенсацией таких расходов всё не так однозначно. Компенсация возможна лишь в тех случаях, когда пользование услугами коммерческих перевозчиков было действительно необходимо и целесообразно.

Дополнительные затраты

Здесь речь идёт о служебных командировках в другой город, область или за пределы Российской Федерации. По вполне понятным причинам, здесь мало купить проездной билет, поэтому помимо транспортных расходов, сотрудникам возмещаются:

  • затраты на оформление визы и ;
  • комиссионные сборы и госпошлины, связанные с оформлением выездных документов;
  • приобретение медицинской страховки;
  • покупка полиса международного страхования автогражданской ответственности Green Card (в случае необходимости выезда за границу на личном транспорте);
  • суточные расходы на питание;
  • аренда гостиниц или квартир.

Важно! Закон обязывает работодателя выплачивать компенсации, но не регламентирует способы поездки и прочие технические нюансы. Поэтому руководитель вправе самостоятельно определить маршрут поездки: вид транспорта, конкретные отели, определённые заправки и пр. Несоблюдение данных предписаний может послужить поводом для отказа в компенсации расходов, если такая возможность предусмотрена условиями договора.

Документальное оформление компенсационных выплат

Возмещение транспортных и иных расходов, понесённых в связи с выполнением трудовых обязанностей, производится на основании заявления сотрудника. Документ составляется в свободной форме на стандартном листе формата А4, и содержит такую информацию:

  • кому: фамилия, инициалы, должность;
  • от кого: фамилия, инициалы, должность;
  • цель и дата поездки;
  • пункт назначения: область, город, адрес места пребывания;
  • сумма расходов.

Подкрепляется заявление документами, подтверждающими факт расходов.

Как подтвердить затраты

К заявлению прилагаются:

  • проездные билеты до места назначения и обратно, включая транспортные расходы на месте;
  • справки с железнодорожных вокзалов (подтверждает отсутствие поезда, если сотрудник выбрал авиаперелёт);
  • посадочные талоны;
  • гостиничные чеки.

В целом, во время деловых поездок необходимо скрупулезно собирать все чеки и квитанции, вплоть до трамвайных билетов.

Если билеты приобретаются через интернет

Это довольно распространённая услуга, которую предлагают многие транспортные компании. Факт электронной покупки билетов или бронирования номеров в гостиницах подтверждается распечаткой из «Личного кабинета» платёжной системы, через которую проводились средства.

Возмещение расходов на использование личного автомобиля

Порядок и размер такой компенсации обычно оговаривается заранее и закрепляется условиями трудового договора. Поэтому для возмещения расходов обычно нужен только приказ о командировке, подписанный руководителем и чеки с заправочных станций.

Как подтвердить транспортные расходы

Чтобы возместить понесённые расходы в полном объёме, собирается такой пакет документов:

  • копия соглашения о порядке использования персонального авто для нужд предприятия;
  • копия регистрационного свидетельства автотранспорта;
  • первичная документация: путевые и маршрутные листы, служебные записки и прочие бумаги;
  • фактические расходы: квитанции с платной стоянки, заправочные чеки, оплата ремонта и техобслуживания.

Установленный размер выплат

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсационных выплат, поэтому этот вопрос решается в индивидуальном порядке между работодателем и сотрудником. Основные положения по этому вопросу закрепляются внутренними актами предприятия, и условиями трудового соглашения.

При налогообложении компенсация затрат, связанных с использованием автотранспорта, включается в статью «иные расходы», и не может превышать следующих значений:

  • мототехника — 600 рублей;
  • авто с объёмом двигателя до 2 литров — 1 200 рублей;
  • авто с объёмом двигателя более 2 литров — 1 500 рублей.

Суммы указаны для расчётного периода, равного одному календарному месяцу.

Пример

Представим ситуацию, что торговый представитель Иванов заключил с руководителем соглашение на использование личного автотранспорта для нужд предприятия. Условия соглашения следующие:

  • возмещение за эксплуатацию авто — 5 000 рублей ежемесячно;
  • оплата ГСМ из расчёта 7 рублей за 100 км пробега.

За месяц работы Иванов проехал 800 километров. В этом случае, ему полагается:

  • 5 000 — 1 200 = 3 800 рублей за эксплуатацию авто;
  • 7 * 800 : 100 * 45 (средняя цена литра топлива) = 2 520 рублей компенсации за ГСМ.
  • Дорогие читатели!
  • Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.
  • Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Если подтверждающая расходы документация отсутствует

В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение понесённых расходов, но работодатель может отказать в выплате компенсации или покрыть затраты частично.

Если возмещение происходит, то обычно учитывается минимально возможный тариф для проезда. Например:

  • поезд — только плацкарт;
  • самолёт — эконом-класс;
  • корабль — каюта 3 класса;
  • автотранспорт — автобусы и трамваи.

Добавим, что в частных структурах порядок такого возмещения обычно предусматривается внутренними нормативными актами.

Источник: https://quittance.ru/articles/kompensatsii/kompensatsiia-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-pravila-i-poriadok-protsedury-razmer-i-raschet/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector