Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Многие работники в процессе выполнения должностных обязанностей пользуются личным автомобилем. Они перевозят товары или руководителей компании, встречаются с поставщиками или выполняют другие важные действия.

Поэтому они требуют от директора перечисления компенсации за использование личного автомобиля.

Ее размер может значительно отличаться в разных ситуациях, так как учитываются характеристики машины, выполняемые работником действия и нормы, установленные в законодательстве.

Какие возмещаются расходы?

Сумма компенсации за использование личного автомобиля зависит от разных факторов. Руководители многих компаний нанимают на работу только специалистов, имеющих свои машины, что позволяет им справляться со многими должностными обязанностями.

На основании ст. 188 ТК работник может потребовать от руководства компании перечисления компенсации за использование личного автомобиля. Для этого он должен доказать, что ему пришлось для выполнения задания директора понести определенные расходы. Руководителем фирмы выплачиваются следующие средства:

• компенсация за износ имущества во время его использования в рабочих целях;
• фактические затраты, связанные с эксплуатацией авто, представленные тратами на бензин, ремонт или обслуживание.

Размер компенсации должен обсуждаться между двумя участниками трудовых отношений заблаговременно, а также закрепляться в письменном виде. Обычно процедура выполняется в процессе заключения трудового договора. Допускается вписывать эти сведения в дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору.

Какие сведения вносятся в договор?

При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:

• точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
• порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
• основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
• срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
• точный размер компенсации;
• другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
• документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
• порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
• сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.

Если нарушается хотя бы один пункт договора, то работник может отказаться от использования своей машины в рабочих целях.

Какие компенсируются затраты?

Компенсация работнику за использование личного автомобиля предназначена для покрытия следующих затрат:

• проведение текущего ремонта;
• оплата бензина;
• нахождение на платной парковке в течение всего рабочего дня;
• мойка автомобиля;
• другие затраты, связанные с эксплуатацией машины для служебных целей.

При расчете данной выплаты учитывается, как быстро изнашивается авто, сколько денег тратится на заправку, а также какова стоимость планового техобслуживания. Работодатель имеет право требовать от работника передачи разных чеков или квитанций, подтверждающих те или иные траты.

Какие требуются документы?

Выплата компенсации за использование личного автомобиля назначается только при передаче работодателю официальных документов, подтверждающих те или иные расходы. К этим документам относится:

• путевые листы, которые подтверждают, что конкретная машина действительно использовалась для решения рабочих вопросов определенной компании, причем форма этого документа разрабатывается отдельно каждой организацией;
• кассовые чеки, выдающиеся на АЗС или СТО;
• отчеты, составленные сотрудником организации;
• журнал, в котором регистрируются все передвижения работника на своем автомобиле для решения рабочих вопросов.

При наличии приказа назначается компенсация за использование личного автомобиля. Образец данного документа можно изучить ниже.

Налогообложение выплат

Расходы предприятий, связанные с содержанием служебного транспорта, используются для снижения налоговой базы во время определения налога на прибыль. Но это возможно только при наличии официальных документов, подтверждающих такие затраты. При этом важно, чтобы действительно машина применялась для решения рабочих вопросов.

При этом учитываются следующие нюансы:

• с компенсации за использование личного автомобиля не взимается НДФЛ, а также не перечисляются страховые взносы;
• величина данной выплаты не должна превышать норму, установленную в законодательстве;
• если компенсация превышает норму, то превышение не может применяться для уменьшения базы налогообложения по налогу на прибыль.

Назначается данная выплата только в период, когда сотрудник предприятия непосредственно исполняет свои трудовые обязанности. Если же он находится на больничном или в отпуске, то расходы на компенсацию за использование личного автомобиля работником не могут использоваться для снижения налоговой базы по налогу на прибыль.

Как оформить?

Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:

• при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
• передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
• далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
• если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
• если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
• ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
• к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.

Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.

Издание приказа руководителем

Компенсация за использование личного автомобиля выплачивается только при грамотном оформлении необходимых документов. Сюда относится и издание директором компании приказа, на основании которого назначается выплата владельцу ТС.

Допускается вместо постоянного издания приказов закреплять необходимость начисления компенсационных выплат в локальных внутренних актах компании.

Форма приказа может разрабатываться каждой компанией отдельно. В этом документе прописываются следующие сведения:

• наименование компании, в которой работает автовладелец;
• занимаемая им должность и Ф. И. О.;
• название и параметры используемого для работы автомобиля;
• условия, на которых выплачивается компенсация, например, она может быть представлена твердой денежной суммы, перечисляемой сотруднику в конце каждого месяца, а также может рассчитываться на основании платежных документов, переданных работником работодателю.

В качестве основания для издания приказа выступает трудовой договор или дополнительное соглашение. Данные документы должны содержать сведения о том, что конкретный работник во время исполнения трудовых обязанностей пользуется собственным автомобилем.

Какие применяются нормы?

Нормы компенсации за использование личного автомобиля обязательно учитываются руководством компании, так как от них зависит, можно ли снизить налоговую базу по налогу на прибыль на расходы, связанные с перечислением компенсации владельцу имущества, представленному сотрудником компании. Данные нормы закрепляются на государственном уровне. К ним относится:

• если используется легковое авто, объем двигателя которого не превышает 2 тыс. куб. см., то норма оплаты составляет 1,2 тыс. руб.;
• если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см., то норма равна 1,5 тыс. руб.;
• если арендуется мотоцикл, то плата за него в пределах нормы составляет 600 руб.

При использовании грузовых автомобилей не устанавливаются какие-либо нормы в законе, так как такие расходы включаются в другую категорию затрат фирмы.

Можно ли взять авто в аренду?

Не облагается компенсация за использование личного автомобиля НДФЛ, но она используется для уменьшения налога на прибыль только при условии, что ее размер не превышает установленные в законодательстве нормы.

Но нередко требуется перечислять владельцу авто сумму, которая превышает данную норму.

Чтобы предотвратить необходимость уплачивать значительный налог, руководитель компании может принять решение о составлении с работником арендного договора.

Такой договор составляется только в письменном виде, но не требует нотариального заверения или государственной регистрации. В качестве предмета договоренности выступает непосредственный автомобиль, поэтому в текст вносятся сведения о его регистрационных номерах, а также переписываются данные из ПТС и свидетельства о регистрации.

Если работник компании пользуется машиной на основании доверенности, то при составлении арендного договора придется привлекать непосредственного владельца имущества. Если арендуется авто без экипажа, то дополнительно к нему прикладывается действующий полис ОСАГО.

Нюансы использования механизма ссуды

Так как не уплачивается с компенсации за использование личного автомобиля НДФЛ и другие налоги, то работник нередко соглашается на специфический способ оформления, который заключается в том, что машина передается с помощью механизма ссуды работодателю. Для этого учитываются следующие нюансы:

• процесс применения механизма ссуды предполагает учет требования ст. 689 ГК;
• при таких условиях автомобиль передается компании для использования, поэтому в качестве водителя может выступать не только владелец, но и другие сотрудники предприятия;
• именно фирма обязана заниматься обслуживанием ТС, его ремонтом, учетом бензина, а также другими значимыми вопросами, что существенно упрощает процесс расчета НДФЛ и налогов организации;
• допускается в договоре указывать, что машина будет использоваться исключительно непосредственным владельцем;
• к преимуществам использования механизма ссуды относится то, что упрощается процесс определения расходов фирмы на содержание и применение автомобиля;
• обязательно компания выступает покупателем полиса ОСАГО;
• не требуется перечислять сотруднику какие-либо дополнительные вознаграждения, которые имеют ограниченный размер;
• если передается для управления машина другому работнику фирмы, то придется руководству компании составлять дополнительные кадровые документы.

Бухгалтер должен грамотно вносить в программу 1С компенсацию за использование личного автомобиля. От правильности учета зависит, может ли компания рассчитывать на снижение налоговой базы по налогу на прибыль.

Нюансы составления договора ГПХ

Другой возможностью для использования личного авто работника в целях компании выступает составление между руководством фирмы и непосредственным автовладельцем договора ГПХ. Это соглашение выступает альтернативой трудовому договору.

По такому договору работник является исполнителем, а компания – заказчиком. Такое сотрудничество не регулируется положениями ТК.

Можно ли оспорить размер компенсации?

Расчет компенсации за использование личного автомобиля должен основываться на документации, передаваемой работником в бухгалтерский отдел компании. Но нередко даже опытные специалисты допускают ошибки, которые обычно выявляются налоговыми инспекторами в процессе проверки организации.

Наиболее часто оспаривается размер выплаты работниками ФНС. На это может иметься несколько причин:

• отсутствие платежных документов, представленных чеками, накладными, приказами или другими бумагами;
• неправильно оформляется процедура использования машины, принадлежащей сотруднику компании, в целях организации;
• отсутствуют разные важные документы на автомобиль, представленные СТС или ПТС.

Оспаривание осуществляется в судебном порядке. Нередко основанием выступает даже то, что автомобиль передается гражданином, который может пользоваться им на основании обычной, а не генеральной доверенности, поэтому не обладает правом передавать машину для использования третьим лицам.

Правила выплаты компенсации использования служебного автомобиля в личных целях

Другой является ситуация, когда работник получает от работодателя машину. Она используется для решения важных вопросов, но при этом нередко сотруднику необходимо применить ее в личных целях. При этом возникает вопрос, как правильно оформить такие отношения. Поэтому для этого могут использоваться следующие возможности:

• устная договоренность между руководителем и работником фирмы;
• составление с сотрудником компании арендного соглашения;
• издание руководством приказа о передаче автомобиля работнику.

При расчете расходов фирмы учитываются сведения из путевых листков и показатели одометра. В этом случае можно определить пробег в рабочее время. Если практиковалось использование служебного автомобиля в личных целях, компенсация может не выплачиваться руководителю фирмы работником.

Заключение

Многие компании нанимают на работу только сотрудников, имеющих личный автомобиль, который далее применяется для решения рабочих вопросов. В этом случае автовладелец может рассчитывать на получение определенной компенсации, причем ее размер зависит от реальных трат, с которыми приходится сталкиваться во время решения рабочих задач с помощью личного автомобиля.

Размер компенсации не должен превышать установленных в законе норм, а иначе такие расходы не могут использоваться компанией для снижения налоговой базы по налогу на прибыль. Нередко бухгалтеры нарушают правила расчета данной выплаты, что ведет к оспариванию компенсации налоговыми инспекторами в судебном порядке.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1526299698530355920/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-poryadok-rascheta-i-osobennosti/

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

• В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
• — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
• — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

О.А. АНТОШИНА

• Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):
• — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
• — возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

1. — вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
2. — документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
3. — порядок использования имущества;
4. — размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

• — срок использования имущества;
• 2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
• 3) копия технического паспорта транспортного средства;
• 4) платежные документы;
• 5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
• Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
• 6) путевые листы и иные документы.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/86655/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.

Кто получает компенсацию за использование личного автомобиля

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.

Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.

Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.

Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.

Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять

Как рассчитать размер компенсации

Никаких требований к размеру и расчету компенсации сотруднику за использование автомобиля в служебных целях в трудовом законодательстве не предусмотрено. Поэтому работодатель может разработать методику расчета самостоятельно.

Есть два варианта начисления компенсации:

1. Установить компенсацию в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Размер компенсации за использование личного автомобиля работодатель устанавливает, например, исходя из расценок на такси, каршеринг или аренду машины.
2. Рассчитывать размер компенсации ежемесячно, в зависимости от интенсивности поездок. Работодатель самостоятельно определяет параметры интенсивности с учетом специфики работы. Например, можно разделить поездки по городу и за городом. Или учитывать тип поездок — доставка или получение груза, встреча с клиентом, поездка в налоговую инспекцию и прочее.

Для расчета компенсации учитывают износ, срок и интенсивность полезного использования машины, затраты на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ. В дни, когда сотрудник не пользовался автомобилем, например, был на больничном, в отпуске или в командировке, компенсация не начисляется.

Пример. В августе 2019 года менеджеру Волкову назначили компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. из учета 21 рабочего дня в месяц. В сентябре Волков был на больничном, поэтому отработал только 16 дней. Сумма компенсации составляет:

1200 руб. : 21 дн. × 16 дн. = 917 рублей

Главное — установить компенсацию в разумных суммах, чтобы у налоговиков не возникло сомнений в правдивости и целесообразности списания расходов. В последние годы наметилась тенденция в малом бизнесе – передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Здесь можно посмотреть стоимость обслуживания именно для вашей компании.

Как учитывать компенсацию при налогообложении

В Постановлении Правительства № 92 от 8.02.2002 определены нормы компенсации для налогового учета.

Рабочий объем двигателя	Месячная норма списания расходов на выплату компенсации, руб.
до 2000 куб. см включительно	1200-00
свыше 2000 куб. см	1500-00
по мотоциклам	600-00

Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок снижает налог на прибыль только в пределах этих норм. Все суммы, превышающие нормативы нельзя включать в расходы организации.

Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического консалтинга MCOB

«Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ, если она выплачена в пределах суммы. Страховые взносы также не начисляются, поскольку компенсация связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Однако если компенсация превышает законодательные нормы выплат — 1200—1500 рублей, тогда ее нельзя включить в расходы компании и учесть в налоговом учете. Кроме того, организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно.

Если компенсация за износ машины превысит законодательные нормы, с нее удерживают НДФЛ, кроме выплат за возмещение расходов на топливо, ремонт и прочее.

Для подтверждения расходов компания должна хранить путевые листы, журнал учета поездок, отчет сотрудника с описанием целей поездок — все документы, которые могут подтвердить использование машины в рабочих целях.

Если вы рассчитали размер компенсации без документальных подтверждений, есть риск доначисления НДФЛ.

Если в какие-то дни автомобиль не использовался в служебных целях, тогда выплата перестает быть компенсационной, и проверяющие органы могут доначислить НДФЛ.

Если сможете доказать, что компенсация уже учитывает износ машины — вам не доначислят НДФЛ».

Пример расчета выплаты

Для налогового учета организация может списать выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях только после того, как выдаст деньги сотруднику из кассы или перечислит их на карту сотрудника.

Пример. В августе 2019 года менеджер Волков получил компенсацию в размере 3500 рублей. В эту сумму входят затраты на содержание машины, покупку бензина АИ-95, техобслуживание и прочее. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Норма компенсации за автомобили с объемом двигателя больше 2000 куб. см равна 1500 рублей в месяц. Эту сумму организация может списать на затраты и снизить налог на прибыль. Сумма сверх норматива — 2000 рублей не повлияет на размер налога.

Сумма компенсации, согласно приказу руководителя не облагается НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В августе бухгалтер компании отразила в бухучете проводки:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Смысл операции
26	73	3500	Начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок
73	50	3500	Выдана из кассы компенсация менеджеру Волкову

Какие документы оформить

Приводим перечень документов, которые необходимо подготовить для ИФНС и ФСС, чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля.

Собственнику автомобиля	Работодателю, который платит компенсацию
Копия свидетельства о регистрации транспортного средства Копия паспорта транспортного средства (ПТС) Кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ	Соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации Приказ руководства о назначении компенсации Путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и прочее

Размер компенсации на использование автомобиля в служебных целях оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору, а выплата устанавливается приказом директора.

В приказе нужно указать:

• технические характеристики и номер техпаспорта на машину;
• размер ежемесячной компенсации;
• основание — ссылка на доп. соглашение или пункт трудового договора;
• обоснование расчета суммы компенсации: возраст автомобиля, предполагаемый пробег, расходы на ГСМ и текущий ремонт.

В приказе устанавливаются сроки выплаты компенсации — обычно до конца текущего года. Если организация досрочно прекратила платить компенсацию, руководитель издает новый приказ с указанием причины.

Сотрудник подписывает доп. соглашение, знакомится с приказом и расписывается в нем. Подпись сотрудника — свидетельство того, что он согласен с суммой компенсации.

Источник: https://www.business.ru/article/2320-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyh-tselyah

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

• Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
• Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?
• Ответ: да, можно.
• При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
• Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
• Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

1. Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?
2. Ответ: да, может.
3. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет: 1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

5. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
6. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/